הצצה אל "מאחורי הקלעים" של לרמונט בע"מ

מטרתו של חלק זה הינו להוות הצצה אל "מאחורי הקלעים" של לרמונט בע"מ :

אצלנו בחברה אוהבים סדר, ולכן, הקמנו נהלים ברורים עבור כל פעילות או משימה. נהלים אלו נכתבו ושוכתבו מספר רב של פעמים עד אשר "זוקקו" למצבם האופטימאלי.

הכל מתחיל בראש:

צוות ההנהלה:

יגאל לרמונט: מנכ"ל
סרגיי סגל: סמנכ"ל

מנהלת משרד:

פתיחת משרד :7:00-14:00 ימים א-ה
בדיקת נראות המשרד וטיפול בליקויים
קופה קטנה : יש לדאוג לתה, קפה , כוסות , כפיות , אוכל לחתולים
מעבר על משימות מקבוצת וואטסאפ
שיחות שביעות רצון ללקוחות חדשים / ותיקים
בדיקת מיילים
בניית תוכנית עבודה למחר לפי הצטברות העבודה היומית

אנשי שיווק ומכירות שלב אחר שלב:

שלב א' : יצירת / קבלת לידים

שלב ב' : קביעת פגישה עם לקוח שמטרתה הבנת הצרכים של המשרד

שלב ג' : בניית הצעת מחיר ללקוח פוטנציאלי

שלב ד' : הגעה למשרד עם הסכם מודפס + עציץ ממותג

שלב ה' : לאחר יומיים ביצוע שיחת מעקב מול הלקוח

שלב ו' : במידה ולקוח אינו מעוניין להתקדם ואינו מעוניין להמשיך בתהליך יש לרשום את הסיבה ולבדוק מולו שוב בעוד כחודש, לא לשכוח לציין ביומן. במידה ולקוח מעוניין להתקדם יש לדלג על שלב ו'

שלב ז' : החתמת הלקוח על הסכם שירות

שלב ח' : החתמת המנכ"ל על ההסכם

שלב ט' : סריקת החוזה + פתיחת תיקיה עם שם לקוח, הוספת הלקוח לקובץ excel

שלב י' : שליחת החוזה בקבוצת משרדים חדשים

מפקחי שטח / ניקיון

ביקורת משרד תחת פיקוחו אחת לשבוע לפחות (ניתן להמיר לביקורת טלפונית רק עם אישור מנכ"ל)
סריקה ויזואלית של המשרד
סריקה ארון חומרי ניקיון מלאי
בדיקת מטבח - לפתוח מגירות , לבדוק רצפה , מקרר , מיקרו וכו'
בדיקת שירותים - אסלה , פלסטיק , ניאגרה , רצפה
בדיקת תקינות וניקיון של שואב אבק
משרד : אבק , רצפה , שולחנות
בדיקת אזורים שעליהם נתנו דגש לפי תוכנית העבודה
שיחה עם הלקוח רק בסוף הביקורת
מתן ציון מ 1-10 למצב המשרד (1- מאוד לא נקי , 10- נקי מאוד )
במידה והציון הוא מ6-10 אין צורך בביקורת חוזרת
במידה והציון הוא מ 1-5 יש לעשות ביקורת נוספת יום למחרת
במידה וביקורת שניה גם קיבלה ציון נמוך יש לדווח למנכ"ל להמשך טיפול מיידי באמצעים הבאים: ניקיון יסודי , תגבור על ידי עובדים כללים , החלפת עובד קבוע וכו'
בסוף הביקורת למלא דוח בקבוצת ביקורת לצורכי מעקב

מחסנאי חומרי ניקיון :
תחילת שבוע ספירת מלאי
ביצוע הזמנות מלאי חסר
קבלת סחורה וסידורה במחסן
בדיקת הזמנות לכל השבוע ואירגונם לחלוקה ללקוחות
תחילת חודש אספקה של מוצרי טואליטיקה ללקוחות מנויים
מעבר על ציוד חשמלי לא תקין כגון שואבי אבק מכונות שטיפה וכו'
להשמיש את הציוד החשמלי במידה וניתן
LERMONT SHOP - חנות וירטואלית המוכרת חבילות טואלטיקה חודשית למשרדים.
עדכון האתר והמלאי החסר
בסוף יום להעביר דוח בקבוצת ניהול מחסן.

משרד חדש

שלב א' : מפקח ראשי מקבל את הסכם העבודה בקבוצת משרדים חדשים ,

מתקשר ללקוח ומציג את עצמו כאחראי אזור וכי יש לפנות אליו בכל נושא ועניין. בסוף השיחה יש לקבוע יום ושעה למפגש במשרדי החברה.

שלב ב' : במפגש עם הלקוח למלא דף "קבלת משרד חדש " שבו יופיע המידע הבא :

1. שם של איש / אנשי קשר

2. קבלת מפתחות / קוד אזעקה

3. איזו חבילת חומרי ניקיון הוזמנה ( בסיס + חומרים נוספים)

4. האם קיימת תוכנית עבודה במשרד .

לאחר מילוי הטופס יש למסור ללקוח דף קשר עם שמות ומספרי טלפון של העובדים הרלוונטיים ללקוח .

שלב ג' : הודעה ללקוח על תאריך ושעת אספקת החומרים

שלב ד' : הודעה ללקוח על תאריך ביצוע ניקיון יסודי לפני תחילת עבודה (בדרך כלל עדיפות לימי שישי אם ניתן)

שלב ה' : מפגש עובד הניקיון עם הלקוח והיכרות ראשונית עם משימות המשרד, כשבוע לפני תחילת העבודה.

שלב ו': ביום הראשון לעבודה, העבודה תתבצע ע"י עובד ניקיון בליווי מפקח שטח עד גמר המשימות.

שלב ז' : במידה והמפקח מרוצה מרמת העבודה, יימסר המפתח לעובד ביומו השני לתחילת העבודה.

במידה ומפקח אינו מרוצה, יחפש עובד אלטרנטיבי בלא יותר משבוע ימים. בינתיים ישתמש בעובד ניקיון כללי לתפעול המשרד.

שלב ח' : ביצוע ביקורת לעובד ולמשרד פעמיים במשמרת ביום הראשון לעבודה עצמאית וביום שאחריו.

שלב ט' : יש לעשות ביקורת פתע במשרד ( עדיף באמצע משמרת ניקיון) גם כאן לעבוד לפי נוהל ביקורת

שלב י' : בניית תכנית עבודה מסודרת לא יאוחר מחודש לאחר תחילת העבודה. יש להכין תוכנית עבודה וחלוקת שטח ביחד עם הלקוח או לבד. תוכנית עבודה חייבת לקבל אישור חתום על ידי הלקוח בנוסף לחתימת המפקח, כל צד ישמור אצלו העתק פיזי.

קליטת עובד חדש

בדיקת ת.ז , כרטיס קופת חולים , פרטי בנק
טופס 101 + הסכם עבודה
בהסכם עבודה יש לציין שכר שעתי לעובד ושעות העבודה
הדרכת בטיחות חובה (מבחן באתר הבית)
הסבר לעובד על דרכי הגעה למקום העבודה ( קו אוטובוס מתאים )
תדרוך בשטח - (יומיים , במידת הצורך יותר) - אחרי יומיים להיות בקשר טלפוני עם העובד למשך שבוע ימים . תדרוך כולל: מפתחות , אזעקה , מקום לפינוי זבל, מוצרים חשמליים כמו שואב אבק , מדיח כלים , מכונת קפה וכו' .
עובד יקבל דף לעובד : בקשה לחופש, הזמנת חומרי ניקיון , טלפונים לחירום
יש להסביר לעובד שבמידה והוא עובד במספר מקומות אצלנו יש לשלוח בסוף החודש למשרדנו ( עד הראשון לחודש הבא) פירוט שעות העבודה (בכדי למנוע תקלות בתשלום)
עובד יעביר כרטיס עבודה חודשי אשר יוצלב ביחד עם הרישום היומי במשרד .